Rotina de Departamento Pessoal: otimizando processos e atividades

Na rotina de Departamento Pessoal, o cuidado com os funcionários, desde o momento de sua admissão até seu desligamento, é uma das principais atividades juntamente à atenção com questões legais envolvendo a empresa.

A rotina de Departamento Pessoal envolve muitas atividades importantes para o crescimento e desenvolvimento saudável de uma organização. É fundamental haver organização em todos os processos para conseguir otimizar as tarefas e atender todos os requisitos necessários das leis trabalhistas.

Desde admissão e demissão de funcionários, cuidados com os benefícios oferecidos aos colaboradores até outras atividades administrativas, como conhecimento das leis trabalhistas, cabe ao Departamento Pessoal.

Para começar, o primeiro ponto para delinear o que é parte da rotina do DP é separar as funções e atribuições do setor e definir quais são responsabilidades do RH. Isso quer dizer que quanto menos tempo o DP passa realizando atividades burocráticas, mais tempo sobra para o RH atuar de forma estratégica.

O que são as rotinas de Departamento Pessoal?

A rotina de Departamento Pessoal é assegurar que a organização cumpra todas as atividades necessárias para garantir as obrigações legais e o bom relacionamento entre empregado e empregador, conforme as leis trabalhistas. Para que isso seja possível, o DP é responsável por realizar:

• realizar o controle de ponto;

• registrar os colaboradores;

• fazer a gestão de férias;

• controlar os benefícios;

• gestão de férias;

• cumprimento das obrigações legais, trabalhistas e previdenciárias;

• manter uma boa relação com os sindicatos das classes profissionais, entre outros.

RH vs. DP: quais as diferenças?

Recursos Humanos: Responsável por realizar a gestão estratégica de pessoas

Departamento Pessoal: Setor que cuida do cumprimento do contrato de trabalho e do respeito às leis trabalhistas.

Quais as atividades do departamento pessoal?

Entender qual é a rotina de departamento pessoal permite dividir as atividades dentro do setor, evitando acúmulo entre funcionários e permitindo a gestão de todos os processos com atenção.

Para lhe auxiliar na estruturação e organização do Departamento Pessoal da empresa, listamos quais são as principais atividades da rotina do setor. De modo geral, são:

• Admissão de funcionários

• Controle de ponto

• Folha de pagamento

• Controle de férias

• Controle de impostos

• Legislação trabalhista

• Processo de demissão

• Gestão de benefícios

A depender do número de colaboradores da organização e do tamanho da empresa, as rotinas podem variar.

Admissão de funcionários

Apesar de o RH ser responsável diretamente pela condução das etapas anteriores à admissão, tais como o recrutamento e a seleção dos currículos dos candidatos, o Departamento Pessoal é responsável pela parte burocrática da contratação pela empresa.

O Departamento Pessoal cuida da formalização da relação de trabalho para que o novo profissional seja devidamente registrado, tenha sua carteira de trabalho assinada e seja encaminhado para o exame admissional.

Além disso, é importante que os dados do colaborador sejam adicionados no relógio de ponto e no controle de acessos às dependências da organização. Todas essas atividades fazem parte da rotina de DP.

Essas etapas precisam ser cumpridas obrigatoriamente. Caso contrário, a empresa pode ser penalizada e sofrer as consequências de um processo trabalhista. É um procedimento complexo e, por esse motivo, requer atenção na condução, das documentações e nos trâmites.

Controle de ponto

O controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham mais de 20 funcionários, conforme o artigo 74, da CLT.

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”.

Essa obrigatoriedade tem o propósito de registrar a jornada de trabalho de cada colaborador para que o banco de horas extras, faltas e atrasos fiquem salvos e possam ser usados no pagamento. Outra importância do controle de ponto se deve ao cálculo de férias, 13º salário e demais benefícios.

Vale lembrar que existem alguns tipos de controle de ponto:

• folha de ponto manual

• registro com ponto mecânico

• registro com ponto digital

• ponto por exceção

Hoje, com diferentes ferramentas tecnológicas que otimizam os processos e evitam falhas e perdas de dados, o registro de ponto realizado digitalmente é um aliado para o departamento pessoal. 

Com exatidão do horário e segurança, o ponto digital garante proteção contra fraudes, possibilita reconhecimento facial e de voz, armazenamento em nuvem, assim como facilita a gestão das jornadas de trabalho.

Folha de pagamento

A gestão da folha de pagamentos também é parte da rotina de Departamento Pessoal da empresa. Essa é uma das atividades mais trabalhosas do mês, pois envolve o cálculo do pagamento de todos os funcionários. 

Qualquer erro na fórmula do cálculo é suficiente para prejudicar a remuneração de todos da empresa. Logo, essa é uma tarefa que precisa ser feita de maneira minuciosa. 

Além disso, exige que as informações sobre salários, benefícios, descontos e impostos sejam geridas com cuidado na hora de fazer a folha de pagamento.

É por essa razão que os gestores precisam manter alguns trabalhadores do DP focados apenas na administração da folha de pagamento. Essa organização se torna crucial para garantir a realização do processo de maneira segura. Por outro lado, o melhor a ser feito é contar com softwares que reduzem o tempo da tarefa e realizam automaticamente os cálculos.

Controle de férias

Só quem atua no Departamento Pessoal sabe o quanto é complicado fazer a operação logística de marcação de férias. Parte da rotina de DP, é preciso muita atenção na hora de organizar as saídas de férias dos setores.

Isso significa que, em um mesmo setor, a depender do número de colaboradores, não pode ter mais de uma pessoa de férias ao mesmo tempo. Além disso, é preciso acompanhar os dias de folga e de abono pecuniário, realizar o cálculo das férias, entre outras tarefas.

Para as datas atenderem às demandas do colaborador e do empregador, é necessário que o calendário seja monitorado constantemente. Fazer isso de forma manual, além de ser muito trabalhoso, abre brechas para erros. Por isso, uma alternativa é contar com softwares que fazem essa gestão das férias de forma precisa e muito prática.

Controle de impostos

É responsabilidade do DP manter todos os encargos trabalhistas em dia e quitados. Isso quer dizer que as datas para pagamento dos impostos devem ser acompanhadas de perto pelo setor, mantendo os documentos organizados e o controle dos pagamentos.

Fazer a gestão das parcelas do FGTS, por exemplo, é uma tarefa da rotina do Departamento Pessoal. Outra atividade importante é conhecer os impostos do setor e as contribuições sindicais.

Sobre essa relação com o sindicato, o DP precisa acompanhar as convenções coletivas e repassar aos funcionários da empresa qual é o valor da contribuição anual referente às áreas de atuação.

Legislação trabalhista

Como mencionamos, a rotina de Departamento Pessoal envolve questões burocráticas, que estão correlacionadas às normas e regras vigentes segundo a CLT.

Por essa razão, cabe aos funcionários do DP, o conhecimento aprofundado das leis trabalhistas, principalmente depois da Reforma Trabalhista realizada em 2017.

Para manter a empresa sempre atualizada e em conformidade com as leis, é preciso acompanhar de perto as mudanças que ocorrem nos textos e as determinações dos acordos e convenções coletivas.

Apenas assim é possível garantir que os direitos e deveres dos colaboradores estão sendo cumpridos corretamente. Contudo, em casos de abertura de processo trabalhista contra a empresa, o DP é um dos setores que vai representar a organização na Justiça do Trabalho.

Processo de demissão

Assim como na admissão, no caso da demissão, a responsabilidade de conduzir o processo é realizada pelo Departamento Pessoal. Envolve, assim, o levantamento de toda a documentação necessária, realização do pagamento das verbas rescisórias e encaminhamento do profissional ao exame demissional.

Nessa etapa, o DP pode trabalhar junto ao RH para compreender os motivos do desligamento, mas é o RH quem vai traçar os planos de ação necessários para reduzir as taxas de turnover.

Gestão de benefícios

A gestão de benefício precisa ser pensada de forma estratégica pelas empresas para manter colaboradores satisfeitos com o trabalho e o ambiente corporativo. Os benefícios estão diretamente relacionados com o posicionamento da marca, a diminuição de faltas e atrasos, assim como pela diminuição da rotatividade.

É importante que o Departamento Pessoal verifique quais são as necessidades dos funcionários, tenha uma política de benefícios consolidada, reconheça os esforços e estabeleça regras para uma política interna.

Alguns benefícios são considerados obrigatórios pela CLT, tais como:

• vale-transporte;

• férias remuneradas;

• licenças maternidade e paternidade;

• 13º salário;

• FGTS;

• E outros adicionais como de periculosidade e insalubridade.

O Departamento Pessoal pode também considerar alguns outros benefícios que são mais espontâneos, como:

• vale-refeição;

• planos de saúde;

• vale-cultura;

• horário flexível;

• incentivos à educação;

• qualificação profissional, entre outros.

Como organizar as rotinas de Departamento Pessoal?

Para organizar as rotinas do Departamento Pessoal, algumas práticas são centrais na estruturação dos processos, no uso de ferramentas tecnológicas que otimizam os processos e no monitoramento do desempenho.

Elimine processos desnecessários

Em média, 40% do tempo dos profissionais do setor é gasto com o desenvolvimento de atividades rotineiras de baixo valor agregado. São processos que precisam ser identificados e eliminados do cotidiano do Departamento Pessoal.

Uma forma de perceber o que pode ser evitado é proceder um mapeamento dos processos que fazem parte das rotinas de departamento pessoal. Assim, é possível verificar quais processos estão adequados e com bom desempenho, que precisam de ajustes para melhorar os resultados e os que não são necessários.

Tenha planilhas ou dashboards de controle de férias

Na gestão do DP, a planilha de controle de férias é uma aliada para saber quando é o período de descanso de cada colaborador. Esse documento consegue reunir todas as informações que facilitem o processo de concessão das férias.

Avalie o desempenho

O monitoramento do desempenho é vital para estabelecer metas e indicadores de avaliação. Para isso, uma estratégia válida é receber feedback de funcionários, calcular o índice de turnover, verificar a produtividade no trabalho.

Com o resultado da avaliação, o Departamento Pessoal pode verificar os processos que devem ser mantidos, eliminados ou aprimorados internamente.

Aposte em softwares para agilizar as rotinas de Departamento pessoal

Registro do ponto, controle de faltas e atrasos, cálculo de férias e horas extras. Por serem atividades burocráticas, o setor costuma se ocupar dessas atividades e deixar de lado a definição de estratégias que estejam em consonância com os objetivos da organização.

Ao ter uma equipe reduzida, muitas vezes usam-se ferramentas pouco eficientes, processos mais lentos e com risco de erros. Para otimizar a rotina de Departamento Pessoal, é essencial contar com softwares que agilizam os processos, como o controle de ponto digital.

Ele concentra informações importantes, como:

• localização de funcionários em tempo real;

• banco de horas;

• escalas de trabalho;

• entre outros.

Qual a melhor forma de melhorar as rotinas de Departamento pessoal?

Para conseguir um alto desempenho no Departamento Pessoal, é essencial adotar  uma abordagem mais abrangente com diversas estratégias e abordagens que tornem a rotina mais eficiente.

Aqui estão algumas medidas para melhorar a eficiência do DP:

• Compreender a Jornada do DP: quando há um entendimento sobre isso, o departamento cumpre todas as etapas de admissão, gestão de controle de ponto, holerite, gestão de férias, de documentos, de benefícios e processos de demissão.

• Investir em tecnologia: ao utilizar softwares especializados em gestão de recursos humanos pode ajudar a automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e agilizar o fluxo de trabalho.

• Manter-se atualizado: é essencial que os profissionais do DP estejam sempre atualizados sobre as últimas tendências e regulamentações para garantir conformidade e eficiência.

• Comunicação e colaboração: contar com uma comunicação clara e eficaz, além da colaboração próxima com o departamento jurídico e financeiro, pode ajudar a evitar problemas legais e financeiros.

• Evite os principais erros do Departamento Pessoal: existem alguns erros e equívocos que são clássicos do DP.

• Contar com processos manuais: Usar planilhas de folha de pagamento, gestão de férias, controle de ponto ou de benefícios pode desencadear uma série de problemas. O essencial é contar com um software para fazer a gestão da jornada de trabalho.

• Não fazer exame admissional e demissional: Muitas empresas deixam de lados esses exames, mas fazendo isso elas podem perder o controle de problemas de saúde de seus funcionários e aumentar os passivos trabalhistas.

• Não conferir documentos e relatórios: É fundamental conferir se o valor dos adicionais, das horas extras e de outros benefícios estão corretos. Além disso, é preciso definir procedimentos para verificar assinaturas em documentos e suas validades legais.

• Não fazer o controle de jornada e férias: Cargas horárias, faltas etc. precisam de um monitoramento direto. Do contrário, funcionários e empresa podem ser prejudicados. Para isso, um software apropriado é essencial.

• Problemas na folha de pagamento: Erros na folha podem gerar desmotivação por parte dos funcionários e falta de confiança na empresa. A organização ainda corre o risco de ter que lidar com processos trabalhistas. Hoje, existem softwares muito bem desenvolvidos que fazem esse trabalho de forma precisa e sem erros.

• Não consultar a legislação e os manuais: Muitas empresas contam com um setor jurídico para ajudar na tomada de decisão. Para aquelas que não têm, é fundamental sempre consultar os textos legais e participar de fóruns para tirar as dúvidas e não deixar nenhuma informação passar despercebida.

• Não se atualizar: Alguns gestores seguem a máxima de que “sempre foi assim”, usando essa ideia como pretexto para não modernizar o DP. Contudo, a rotina do setor é muito intensa e erros humanos podem acontecer. Para evitar problemas desse tipo, nada como contar com novas tecnologias para ajudar a equipe a atuar de forma estratégica.

Por Izabel Cerqueira – Sólides

Comentário Mbavosedp:

Com base em tudo que foi colocado acima, hoje é imprescindível ter softwares que nos apoiem nas diversas atividades que envolvem o departamento de pessoal. Existem vários no mercado, que atendem pequenas, médias e grandes empresas, e os preços variam muito. Assim, pesquise, peça demonstrações e avalie qual melhor se adequa às necessidades de sua empresa.

Outra coisa é com relação aos benefícios como assistência médica. Há que saber escolher a que tenha melhor relação custo x benefício, para que não sobrecarregue o caixa da empresa, mas que também os funcionários sejam bem atendidos.